Funciones del Secretario y el Administrador de comunidades de vecinos

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En la gestión de comunidades son varias las personas que intervienen para un perfecto funcionamiento de la Comunidad de Propietarios. Desde Inmho, una empresa especializada en la gestión de comunidades , nos explican cuáles son las funciones de cada persona implicada en la gestión de comunidades. el Presidente es uno de ellos, junto al Administrador de fincas, pero también tiene una importancia relevante el Secretario. Este cargo puede recaer en el propio Administrador o el Presidente, pero también puede ejercerlo una tercera persona. Vamos a ver algunas de las responsabilidades que tiene el Secretario para el correcto funcionamiento de la Comunidad de Propietarios.

Funciones y obligaciones de un Secretario en la Administración de Fincas

Hay que decir que es el Secretario y no el Administrador o Presidente, salvo que ostenten dicho cargo, el que debe indicar el domicilio donde se celebrará la Junta y otras comunicaciones necesarias. El nombramiento del Secretario debe hacerse siempre en la Junta General por mayoría simple, siempre teniendo en cuenta que no es posible la designación directa por el Presidente ni por el Administrador, aunque sí podría contratar, en casos excepcionales, a una persona para desempeñar el cargo de manera temporal pero siempre pendiente de lo que decida la Junta.

También hay que tener en cuenta que, salvo que los Estatutos de la Comunidad dispongan otra cosa, el cargo de Secretario suele recaer en el presidente que desempeñará ambos.

El cargo de Secretario, al igual que el de Administrador de Fincas, pueden ser ejercidos por algún propietario, aunque lo normal es que se designe a una persona ajena a la Comunidad por razones obvias. En este caso, las personas designadas deberán disponer de la cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida para desempeñar las funciones correspondientes.

En el caso del Administrador de Fincas, lo normal es que esté colegiado para demostrar su profesionalidad y cualificación, aunque esto no siempre es así. En el caso del Secretario, puede ejercer sus funciones sin necesidad de disponer de ningún documento específico que lo habilite para ese trabajo.

Los nombramientos de los órganos de gobierno de la Comunidad de Propietarios, entre los que se incluye al propio Secretario, se harán por un año, pero la Junta está capacitada para cesar a cualquiera de ellos antes de que se cumpla el vencimiento.

Si se trata del Presidente o de cualquier otro cargo no remunerado, como el Secretario, no hay problema alguno si la Junta decide cesarlo, salvo que el interesado impugne judicialmente el acuerdo en base al art. 18 de la LPH (Ley de Propiedad Horizontal). Esta facultad no la tiene el profesional que no sea propietario, aunque en este caso sí podrá pedir indemnización cuando el cese no tenga una justificación clara si hablamos de la negligencia en su actuación.

Ese pago está admitido por la justicia siempre que al profesional no se le pueda imputar alguna actuación que haya hecho en contra de la Comunidad o que sea contraria a los acuerdos de la Junta.

Convocatoria de Junta General

La convocatoria de Junta General suele firmarla siempre el Secretario y/o Administrador, pero hay que decir que, en realidad, no tienen competencia para ello, por lo tanto es conveniente que en el documento aparezcan unas líneas donde se exprese que se siguen instrucciones del Presidente para convocar la Junta, also como “siguiendo instrucciones del Presidente, convoco a la Junta General que tendrá lugar en la fecha……”, después se indicará el lugar, el Orden del día y demás requisitos como hacer una lista de los propietarios morosos que no podrán votar si continúan sin pagar en la fecha que tendrá lugar la reunión.

Hay que decir que se puede convocar la Junta si así lo quiere la cuarta parte de los propietarios o el 25% de las cuotas, ya que estas cifras tienen la misma facultad que el Presidente. En otras palabras, que el Secretario o el Administrador no necesitan pedir permiso al Presidente para convocar una Junta porque la competencia para convocar Juntas es igual en un caso o en el otro.

El Secretario convocará la Junta indicando que se hace siguiendo las instrucciones del número de propietarios o cuotas que la Ley establece y también deberá informar al Presidente, ya que aunque no esté obligado a hacerlo, es conveniente por respeto y consideración, aunque éste no tenga la facultad de anular la convocatoria.

 Funciones del Secretario en las Juntas

Una de las funciones del Secretario es remitir las Actas de la Junta a todos los propietarios, especialmente a los que no han ido a la reunión, para tener la seguridad de que han recibido el Acta y contar el plazo de 30 días que se establece para hacer constar la posible disconformidad con lo acordado. Si el vecino no contesta en ese plazo, se asume que está de acuerdo con lo acordado en la Asamblea. El Secretario es quien firma las Actas junto al Presidente, no el Administrador.

También es el Secretario el que guarda los Libros de Actas y demás documentación de la Comunidad que sea relevante de las reuniones. Sin embargo, documentos  relacionados con la contabilidad, como facturas, justificantes de pagos, etc, corresponde al Administrador su custodia. En cuanto a la deuda de morosos, será el Secretario el que certificará el acuerdo de la Junta al respecto.

En este punto es recomendable que el acuerdo se redacte con todos los detalles posibles y se expongan los distintos recibos que componen la deuda, es decir, poner lo que se debe por conceptos, como por ejemplo: se deben esta cantidad de recibos, por este importe, de los meses que corresponda y, en el caso de las derramas también especificar los recibos extraordinarios que debe cada vecino.

Funciones del Administrador de Fincas

Es beneficioso para la Comunidad que los cargos de Secretario y Administrador recaigan en la misma persona para llevar un control más exhaustivo de las funciones, responsabilidades y documentos que deben supervisar ambos cargos.

El Administrador no tiene competencia para ordenar por su cuenta reparaciones en la finca, salvo que se haya autorizado por la Junta. Lo que sí debe hacer es estar pendiente de los posibles daños que se produzcan y advertirlo al Presidente para que tome las medidas oportunas y, si fuera necesario, convoque una Junta Extraordinaria para tratar el tema en cuestión.

Sin duda la función más importante que debe desempeñar el Administrador es la de llevar las cuentas y elaborar el presupuesto anual para presenta a la Junta de Propietarios. Una vez elaborado este presupuesto, lo más conveniente es que lo presente al Presidente saliente y, si ya ha sido elegido, también al Presidente entrante, ya que este último será el que debe exponerlo en la Junta y defenderlo si así lo cree necesario.

Como ya hemos dicho, el Administrador debe atender el mantenimiento y la conservación de la finca, pero no tiene competencia para ordenar obras ni reparaciones a no ser que se trate de algo verdaderamente urgente. Sin embargo, sí que debe acudir a la finca frecuentemente y tener contacto con el conserje o portero para que le ponga al día del estado de los elementos comunes y demás servicios de la Comunidad.

Si el conserje le avisa de ciertos desperfectos siempre es aconsejable informar al Presidente por escrito para que este tome las decisiones oportunas. Si finalmente hay que hacer alguna obra o reparación, el Administrador se encargará de efectuar los pagos necesarios siempre cumpliendo los acuerdos de la Junta. Hay que tener en cuenta que para hacer estos pagos debe contar con la conformidad del Presidente para ordenar cualquier movimiento de fondos en las cuentas bancarias de la Comunidad.

El Administrador deberá cumplir con las instrucciones y órdenes que aparezcan en el Acta de la Junta, aunque estas deberán estar en consonancia con la legalidad vigente. Por ejemplo, aunque sea autorizado por la Junta para representar legalmente a la Comunidad, no podrá hacerlo porque según el artículo 13.3 de la LPH (Ley de Propiedad Horizontal), es el Presidente el que esté facultado para desempeñar esa función.

El Administrador está facultado para la reclamación de deuda a morosos, junto con el Secretario, aunque en este aspecto, debería primar la cualificación y profesionalidad del Administrador para desempeñar esta tarea, ya que es la persona que lleva las cuentas y por competencia legal, es la más preparada tanto para el juicio verbal como para el ordinario y  para preparar todas las diligencias que hay que seguir si existe oposición del moroso.

Si la cantidad que debe el moroso no supera los 6.000 euros, el Administrador está facultado para representar a la Comunidad, según el art. 250.2 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, pero si asciende de esta cifra habría que iniciar un proceso ordinario y aquí ya no está tan claro que las facultades del Administrador se mantengan en este sentido. Por tanto, la Comunidad debe ser cauta para que el moroso no pueda agarrarse a la legalidad y sacar provecho de la situación.

Estas son las principales funciones del Administrador y el Secretario en una Comunidad de Propietarios. Como vemos, sus responsabilidades son muy importantes para un funcionamiento óptimo de la finca y deben estar en estrecha relación con las competencias del Presidente que, a menudo, también ejerce de Secretario. Esperamos que hayan quedado más claras las competencias de cada uno.