Programas informáticos para el seguimiento de procesos constructivos y workflows

Organización de procesos de trabajo en ingeniería o arquitectura, Workflows

Hay profesiones y áreas de trabajo en los que, literalmente, la organización es un aspecto clave. De hecho, sin ella, sería imposible llevar a cabo grandes proyectos. Al fin y al cabo, de lo que se trata es de coordinar del mejor modo posible tanto el personal como los recursos materiales y económicos para lograr su máxima eficiencia y optimización.

Sin lugar a dudas, la ingeniería y la arquitectura son dos áreas de trabajo en las que la correcta organización de los procesos tiene una mayor relevancia. Por ello, generar ‘workflows’ de antemano que permitan marcar la dirección que seguirá la empresa y los proyectos en el futuro se antoja como algo fundamental.

¿Qué es un ‘workflow’?

El término ‘workflow’ puede definirse, en español, como ‘flujo de trabajo’, si bien es cierto que abarca otros muchos conceptos. En este sentido, se trata de procesos que son preestablecidos de antemano por la dirección operativa de la empresa en cuestión y que tienen el objetivo de facilitar la realización de procesos que, por lo general, resultan bastante repetitivos. De este modo, lo que se consigue es evitar pérdidas de tiempo innecesarias que conlleven, a su vez, el despilfarro de recursos de cualquier tipo.

Por su parte, la instalación de ‘workflows’ en el proceso operativo de una empresa conlleva la reducción de errores y equivocaciones por parte de las diferentes unidades productivas que conforman el entramado de ejecución de un proyecto de arquitectura o ingeniería. Estos, habitualmente, suelen ser un grave problema que repercute en retrasos en los plazos y en pérdidas económicas.

workflow

Esquema Workflow del programa R2 Docuo

 

workflow system

Esquema Workflow realizado con JIRA

¿Qué diferencia a un workflow de los diagramas de GANTT empleados en procesos constructivos?

Un programa de gestión de workflows se diferencia de un programa de gestión de proyectos en las tareas que queremos que nos solucionen, más adelante explicaremos en qué consiste la diferencia entre estos programas, sin embargo no hay ninguna diferencia entre un esquema workflow y un diagrama de GANTT, un diagrama de GANTT es una forma particular de presentar un grupo de workflows o procesos de trabajo.

En anteriores párrafos disponemos de dos ejemplos de presentación de esquemas de flujos de trabajo realizados con programas especializados en la realización de workflows, como se puede ver prima la información relacional entre procesos, es decir, interesa que queden establecidas las acciones que tienen que suceder para que se pueda pasar de un proceso a otro.

Un diagrama de GANTT es exactamente lo mismo, correctamente detallado un diagrama de GANTT incorpora las acciones limitantes para pasar de un proceso a otro y los tiempos estimados para realizar dichas acciones. Los programas de gestión de proyectos constructivos que utilizan el diagrama de GANTT suelen además disponer de otro tipo de gráficos para la presentación de los procesos y flujos de trabajo, la única diferencia entre los diferentes tipos de gráfico se encuentra en la información visual que se muestra, sin embargo, la información de base es exactamente la misma que se necesitaría para elaborar un diagrama de workflows.

DIAGRAMA GANTT

Programas Workflow y Programas de gestión de proyectos constructivos

Los software para workflow y gestión de proyectos constructivos por lo general, permiten la creación, de forma rápida y simple, de diagramas de flujo que representan todas y cada una de las fases de un proyecto o de una determinada tarea. En este sentido, merece la pena destacar que no requieren de conocimientos específicos de diseño ni de informática o programación, lo que resulta de vital importancia para muchos usuarios.

Sin embargo presentan una característica que por el momento les diferencia, los programas especializados en Workflows buscan sobre todo la integración de todos los procesos y de los profesionales que tienen que desarrollarlos, sin embargo los programas especializados en gestión de proyectos constructivos buscan el seguimiento por parte del responsable o responsables de la obra de los tiempos, presupuesto y acciones a realizar, pero sin efectuar una gestión de equipos de trabajo mediante acciones en workflows.

Programas Workflow más utilizados en español

R2 Docuo – Gestión documental

Es un programa muy utilizado por empresas de arquitectura e ingeniería para la gestión de documentos y otras tareas paralelas como son la comunicación con los clientes y proveedores, los envíos de documentación entre departamentos y equipos y el establecimiento de flujos de trabajo workflows para coordinar todas las acciones. No es un gestor de proyectos constructivos pero sí una herramienta fundamental para ahorrar tiempos y errores en la gestión de la documentación que se genera cuando se realizan múltiples proyectos y obras.

Los puntos claves del diagrama, los cuales son las fases vitales del proceso, se unen entre sí mediante flechas que indican cuándo se debe llevar a cabo cada uno de ellos. Además, también establecen qué personas están destinadas a realizarlos, algo que facilita el contacto cuando es necesario. Asimismo, también detallan las tareas necesarias y los contactos que intervienen en ellas. De este modo, con un solo clic, es posible acceder a la información.

Por su parte, también se pueden programar para que expresen en qué fase se encuentra un determinado pedido. De este modo, con solo abrirlo, es posible saber si se ha enviado al cliente, si ha sido aceptado o si ha sido rechazado y se requieren modificaciones. Y es que también actúan como potentes bases de datos que ofrecen la posibilidad de realizar cualquier consulta cuando sea necesario.

Al actuar como bases de datos y permitir adjuntar contactos a cada fase del diagrama, se reduce una gran cantidad de tiempo en la búsqueda de datos y en informar a clientes y proveedores. Asimismo, también se consigue que los empleados puedan tener a mano todo lo que necesitan para desempeñar sus tareas y ejecutarlas en la menor cantidad de tiempo posible. De hecho, permiten programar el envío de correos para que estos se manden de manera automática.

Evidentemente, todo en un programa de ‘workflow’ está pensado para el trabajo en equipo. Por un lado, estos programas permiten ser usados y editados simultáneamente por varias personas a la vez. Por otro, ofrecen vías de contacto directas que facilitan la comunicación entre ellos. De este modo, no es necesario usar otros sistemas. Por si fuese poco, la información suele quedar almacenada de forma muy segura ya que, por lo general, este tipo de ‘software’ se asocia a sistemas de almacenamiento en la nube.

Programas de gestión de proyectos más utilizados en construcción

Son múltiples los programas de gestión de proyectos utilizados en construcción y algunos están muy especializados en función del tipo de obra o proyecto. Pasando por alto los BIM, programas que integran múltiples capacidades pero que requieren una alta especialización, hablaremos de los 2 programas más generalizados por su facilidad de uso.

Presto

Presto es probablemente el programa más utilizado en obras y proyectos para la elaboración y gestión del presupuesto. Dispone de herramientas de seguimiento GANTT y potentes soluciones para la elaboración de las certificaciones de obra. Se integra con facilidad con bases de datos de los diferentes organismos que preparan precios para unidades de obra.

Ms Project

Ms Project es quizá el software de gestión de proyectos más conocido del mercado, lleva tantos años desde que se publicó su primera versión mejorando sus funciones que en estos momentos se ha convertido en una herramienta fácil de aprender y con múltiples soluciones para el gestor de proyectos. Se utiliza en todos los sectores, no solo en el de la construcción y cuenta con la ventaja de la compativilidad total con otras muchas herramientas de Microsoft.